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【京都の社労士コラム】年次有給休暇の強制取得とおすすめの管理方法

2023年08月24日

　A（エース）社会保険労務士法人の足立徳仁です。

　このコラムでは、人事・労務に関する様々なＱ＆Ａや法改正情報、助成金・補助金などの新着ニュースをお届けしてまいります。

　今回のテーマは、「年次有給休暇の強制取得とおすすめの管理方法」をお送りします。
ワークライフバランスの充実のため２０１９年４月から有給休暇の年５日の取得が義務化されました。とは言え、有給休暇の取得が促進されないことに頭を悩ませている事業者の方もおられるかと思います‥。

今回は、年次有給休暇の強制取得（取得の義務化）とはどのようなものか？また、有給休暇を取得しやすくするための取り組み事例や、おすすめの管理方法についてもご紹介いたします。

動画解説（2分29秒）是非ご覧ください。

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年次有給休暇の義務化とは

１．年次有給休暇の取得義務化とは
有給休暇の取得義務化の具体的な内容は、「年に10日以上の有給休暇を付与する従業員に対して、基準日から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる義務を課す」というものです。年次有給休暇を5日取得させなければならない期間は、有給を付与した基準日から1年以内です。（※違反した場合30万円以下の罰金）

取得が義務となった5日分の有給休暇は、労働者が期間内に5日取得していない場合は、企業（使用者）が労働者ごとに時季を指定して取得させなければなりません。2019年4月からの義務化では、企業に時季指定義務まで課せられているため、確実に5日取得させられるようにしましょう。
また、義務化の対象となっている5日は半休か全休でなければなりません。

２．時季指定をする場合は就業規則での規定が必要
時季を指定して従業員に有給休暇を取得させる場合は、次の3つのことに留意しなくてはなりません。

◆従業員の意見を十分に聴取すること
◆できる限り従業員の希望に沿った時季指定をすること
◆就業規則に時季指定の対象従業員とその方法を明記すること

なお、すでに5日以上の有給休暇を取得している場合、その従業員に対して有給休暇の時季指定をする必要はなく、することもできません。

３．年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保管する義務がある
使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保管しなくてはなりません。この管理簿には、取得時期と日数およびその基準日を記載しておく必要があります。保管期間は、有給休暇を与えた期間とその満了後から3年間となっています。

【有給休暇管理簿に必要な記載項目】
・付与基準日（従業員に有給休暇を付与した日）
・取得日数（従業員が有給休暇を取得した日数、半日休暇、時間単位も含む）
・取得時季（従業員が有給休暇を取得した日付）

有給休暇を取得しやすくするための取り組み

【半日単位年休の導入】
有給休暇は、1日単位での取得が原則です。1日とは午前0時から24時を指します。法令等上、半日単位で付与する義務はありませんが、企業が就業規則で半日休暇の運用を認めることで、短時間で利用したい従業員の有給休暇の促進に繋がります。
半日単位年休を導入するときは「半日」の基準は企業が決めることができます。以下、参考にしてください。

・1日の所定労働時間を按分する方法
（例：9:00～13:00、14:00～18:00）
・正午を半休の境として決める方法
（例：9:00～12:00、13:00～18:00）

また、有給休暇の年5日の取得義務日数にも0.5日として含めることができます。

【時間単位年休の導入】
半日単位年休と同じく、法令等上、時間単位で付与する義務はありませんが、労使協定を締結すれば、年5日の範囲内で時間単位での取得が可能となります。半日単位よりもさらに短い単位での利用が可能となるため、通院や学校行事などを必要とする従業員に喜ばれます。
ただし、有給休暇の年5日の取得義務日数には含めることができませんのでご注意ください。

【計画的付与の導入】
計画的付与とは、企業が前もって計画的に休暇取得日を割り振りし有給休暇を取得させることを指します。労務管理面でも計画的に有休消化が進むというメリットがあり、従業員はためらいを感じることなく休暇を取得できます。
計画的付与は、従業員の付与日数から5日を除いた残りの日数を対象にできます。企業全体の一斉付与、交代制、個人別付与方式などがあります。夏季や年末年始に計画的付与を組み合わせ、大型連休とすることもできます。

計画的付与の導入時には、就業規則の変更や労使協定の締結が必要になります。

（出典）厚生労働省『年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説』

有給休暇のおすすめの管理方法

有給休暇が付与される従業員全員に漏れなく年5日以上の有給休暇を取得してもらうためには、当然のことながら精密な勤怠管理が求められます。

勤続年数・年間を通しての有給休暇の付与日数、取得数、消化率などを管理側（会社）が把握していなければ、有給休暇を確実に取得させることは難しくなります。とはいえ、客観的かつ正確な勤怠管理を手作業で行うには限界があります。

そこで役立つのが、社員の出退勤をはじめ、さまざまな勤務状況を一括管理できる「勤怠管理システム」の導入です。勤怠管理システムであれば、各従業員の勤続年数や出勤率に合わせて自動的に有給休暇が付与され、従業員自身が有給休暇の付与日数と取得日数をPCやスマホからいつでも確認することもできます。
Excelや紙で管理している場合、従業員自身が有給休暇の残日数を把握していないということもあります。
システムを活用することで、有給休暇の申請・承認が簡単にできるだけでなく、5日分の有給休暇を取得していない従業員とその管理者へアラートを出すこともできるため、煩雑な有給休暇の管理業務の負担を大幅に減らすことが可能です。
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有給休暇の取得が進んでいる企業は、人員配置の面での業務効率化や業務の属人化の解消、チーム内情報共有などの取り組みも同時に進められていることが多いでしょう。有給休暇を取得しやすい職場は、仕事と生活のバランスが取りやすく、従業員の定着にも繋がります。記事を参考に、有給休暇の管理方法の確認と、企業の有給休暇の取得率向上にお取り組みください。

Ａ社会保険労務士法人では、法改正に対応した労務相談や就業規則の作成・改定、労使協定の締結、各種助成金の申請支援などを行っています。
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