 A（エース）社会保険労務士法人の足立徳仁です。 このコラムでは、人事・労務に関する様々なＱ＆Ａや法改正情報、助成金・補助金などの新着ニュースをお届けしてまいります。
近年、未払い残業代請求に関する相談や労働審判・訴訟が増えており、企業にはこれまで以上に適正な勤怠管理が求められています。
そこで今回は、「勤怠管理の重要性とおすすめの勤怠管理システム」についてご紹介します。
「タイムカードがないから残業時間は分からない」「自己申告だから会社に責任はない」と考えてしまうケースもありますが、裁判ではメールの送信履歴やパソコンのログ、入退館記録などから労働時間が認定されることも少なくありません。
そのため、勤怠管理は単なる出退勤の記録ではなく、会社を守るための重要なリスク管理の一つといえます。
なぜ勤怠管理が重要なのか
勤怠管理が適切に行われていない場合、未払い残業代請求だけでなく、労働基準監督署の調査や是正勧告、長時間労働の見落としなど、さまざまな労務リスクにつながる可能性があります。
また、年次有給休暇の取得状況の把握や36協定の時間管理など、法令遵守のためにも正確な勤怠管理は欠かせません。万が一トラブルになった場合には、「適正に労働時間を管理していたか」が会社に問われることになります。
令和6年度の監督指導では、労働時間の把握が不適切なため指導したものとして監督指導実施事業場の約15％にあたる約4,000事業場が指導されています。
参照 |厚生労働省「長時間労働が疑われる事業場に対する令和６年度の監督指導結果を公表します」
裁判でも重視されるポイント
裁判では、タイムカードや出勤簿だけが証拠となるわけではありません。メールの送信履歴やパソコンのログ、入退館記録、業務日報など、さまざまな資料から実際の労働時間が認定されるケースがあります。
つまり、「記録がないから残業代は発生しない」のではなく、「会社が適正に労働時間を把握していたか」が重要な判断材料となります。会社に客観的な勤怠記録がない場合には、従業員が提出した資料や記録をもとに労働時間が認定される可能性が高まり、会社として反証することが難しくなる場合があります。
解決策 ～勤怠管理システムの活用～
近年では、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
クラウド管理することで、従業員の労働時間をリアルタイムで把握できるため、、長時間労働や残業時間の増加傾向にも早い段階で気付くことができます。
また、打刻漏れの防止や残業時間の自動集計、有給休暇の管理、36協定時間のアラート、給与計算システムとの連携など、担当者の業務負担を軽減できるだけでなく、適正な労務管理にもつながります。
一方で、勤怠管理システムは数多く提供されており、「どのシステムを選べばよいのか分からない」と悩まれる企業も少なくありません。
弊社では、数ある勤怠管理システムの中から厳選した「KING OF TIME」の導入支援を行っております。幅広い業種や多様な働き方に対応できる柔軟性が特長で、多くの企業に導入されているクラウド型勤怠管理システムです。
初期設定から運用までサポートしておりますので、自社に合った運用方法をご提案いたします。
【目的に合わせて選べる多彩な打刻手段】
参照 |KING OF TIMEホームページ
まとめ
勤怠管理は、従業員の出退勤を記録するためだけのものではありません。会社を労務トラブルから守り、法令を遵守するための重要な仕組みです。
「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者は労働時間を適正に把握する責務があるとされ、
・客観的な方法による把握
・ICカード
・タイムカード
・パソコンのログ
・勤怠管理システム
などの管理方法が望ましいとされており、近年では適正な労働時間管理と業務効率化を目的として、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
現在の勤怠管理に少しでも不安を感じている場合は、この機会に運用方法を見直してみてはいかがでしょうか。Ａ社会保険労務士法人では、勤怠管理に関するご相談からシステム導入までサポートしておりますので、お気軽にお問い合わせください。
参照 |労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
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